Šiaulių miesto savivaldybės dokumentų paieška
Pagrindinis Atsisiųskite aktą byloje
PRIEDAS, Nr. A-984 2020-07-24
Padalinys: ŠIAULIŲ MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIUS

Redakcijos:
Atgal į sąrašą
Į pabaigą
ŠIAULIŲ M. SAVIVALDYBĖS DOKUMENTŲ VALDYMAS

                                                                                      PATVIRTINTA

                                                                                      Šiaulių miesto savivaldybės

administracijos direktoriaus

2020 m.                 d. įsakymu Nr. A-

 

ŠIAULIŲ MIESTO SAVIVALDYBĖS DOKUMENTŲ

VALDYMO TVARKOS APRAŠAS

 

I SKYRIUS

BENDROSIOS NUOSTATOS

 

1.   Šiaulių miesto savivaldybės dokumentų valdymo tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) nustato pagrindinius Šiaulių miesto savivaldybės (toliau – Savivaldybė) dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo, naikinimo reikalavimus.

2.   Savivaldybės dokumentų valdymo tikslai yra:

2.1.   laiku, kokybiškai tvarkyti ir valdyti dokumentus taip, kad būtų užtikrintas greitas priėjimas prie visų turimų dokumentų;

2.2.   užtikrinti skaidrią, efektyvią įstaigos veiklą;

2.3.   dokumentus saugoti teisės aktų nustatytą laiką, kad būtų užtikrinti įstaigos veiklos įrodymai ir su įstaigos veikla susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisės.

3.   Už Savivaldybės dokumentų valdymą, kontrolę ir organizavimą yra atsakingas Savivaldybės administracijos direktorius (toliau – direktorius).

4.   Dokumentams, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos, Aprašas taikomas tiek, kiek šių klausimų nereglamentuoja kiti teisės aktai.

5.   Apraše vartojamos sąvokos:

5.1.   dokumentų valdymo sistema „Avilys“ (toliau – „Avilys“) – Savivaldybės informacinė elektroninė dokumentų valdymo sistema;

5.2.   Dokumentacijos planas – Savivaldybės tarybos ir mero sekretoriato ir Savivaldybės administracijos dokumentų sisteminimo kalendorinių metų planas;

5.3.        dokumentas – oficialiai registruotas dokumentas, kuris Aprašo nustatyta tvarka yra užregistruotas „Avilyje“ ar kitose teisės aktų nustatytose ir Savivaldybėje naudojamose dokumentų informacinėse sistemose;

5.4.       dokumento autentiškumo ir (ar) vientisumo patvirtinimo duomenys ­– gali būti pasirenkamas vienas iš nurodytų būdų, t. y.  parašas,  elektroninis parašas, elektroninis spaudas, kitos dokumento turinio vientisumui užtikrinti naudojamos technologijos (elektroninės laiko žymos ar kt.);

5.5.   dokumento išrašasoriginalaus dokumento dalies kopija, kurios turinys yra identiškas originalaus dokumento dalies turiniui;

5.6.   dokumento kopija – reprografijos ar kitais būdais tiksliai atgamintas dokumentas;

5.7.   dokumento nuorašas – atgamintas  dokumentas be dalies  jame esančių  metaduomenų ar jų dalių (užduoties, derinimo žymos ir kt.);

5.8.   dokumento turinys ­–  dokumente užfiksuotos informacijos visuma;

5.9.        elektroninė užklausa – elektroninis laiškas, kuriam netaikomi nustatyti dokumentų reikalavimai;

5.10.   elektroninis dokumentas –  juridinio ar fizinio asmens norminių teisės aktų nustatyta tvarka informacinių technologijų priemonėmis sudarytas, patvirtintas ir pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu;

5.11.   gautieji dokumentai – Savivaldybėje gauti ir užregistruoti dokumentai, turintys gautiems dokumentams būdingus metaduomenis: dokumento sudarytojo duomenų, gavėjo, dokumento rengėjo ir kt. bei jų priedai; 

5.12.   kvalifikuotas elektroninis parašas ­– elektroninis parašas, sudarytas saugia parašo formavimo įranga  ir patvirtintas galiojančiu kvalifikuotu sertifikatu;

5.13.   metaduomenys – ­ duomenys apie dokumentą, jo valdymą ir naudojimą;

5.14.   nekvalifikuotas elektroninis parašas – dokumentų valdymo sistemos suformuotas elektroninis parašas nenaudojant kvalifikuoto sertifikato;

5.15.   personalo dokumentai – Savivaldybės veiklos procese užfiksuota informacija, susijusi su Savivaldybės tarybos ir mero sekretoriato ir Savivaldybės administracijos personalo valdymu; 

5.16.   saugiojo dokumento blankas – dokumento blankas, priskirtas tam tikram saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų blankų technologinės apsaugos lygiui ir polygiui;

5.17.   saugusis dokumentas – Lietuvos Respublikos Vyriausybės vertybinis popierius, banderolė, keleivinio transporto bilietas, oficialusis žymėjimo ženklas, priskirtas tam tikram saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų blankų technologinės apsaugos lygiui ir polygiui;

5.18.   Savivaldybės administracijos padaliniai (toliau – padaliniai) – Savivaldybės administracijos struktūriniai (įskaitant ir departamentus) ir struktūriniai teritoriniai padaliniai (seniūnijos);

5.19.   Savivaldybės administracijos vadovai – direktorius, direktoriaus pavaduotojai;

5.20.   Savivaldybės teisės aktai – Savivaldybės kolegialių institucijų ar teisės aktų nustatytus įgaliojimus turinčio asmens leidžiami nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir jais tvirtinami nuostatai, taisyklės, tvarkos aprašai ir kt. dokumentai;

5.21.   Savivaldybės vadovai –  meras, mero pavaduotojai;

5.22.   siunčiamieji dokumentai – Savivaldybėje parengti dokumentai, turintys siunčiamiesiems dokumentams būdingus metaduomenis: dokumento sudarytojo duomenų, gavėjo, dokumento rengėjo ir kt. bei jų priedai; 

5.23.   sutartis  – dviejų ar daugiau šalių  susitarimas sukurti, pakeisti ar nutraukti civilinius teisinius santykius, kai šalis įsipareigoja kitai šaliai atlikti tam tikrus veiksmus (ar susilaikyti nuo tam tikrų veiksmų atlikimo), o šie įgyja reikalavimo teisę;

5.24.   Tarybos ir mero sekretoriatas (toliau – Sekretoriatas)  – Savivaldybės tarybos (toliau – Taryba) sprendimu įsteigtas padalinys, aptarnaujantis Tarybą;

5.25.   tiesioginis rengėjas – dokumento ar teisės akto projektą rengiantis valstybės tarnautojas ar darbuotojas;

5.26.   vaizdo ir garso dokumentas ­­– užfiksuotas vaizdas (judantis ar statinis) ir (ar) garsas, nepaisant jų užfiksavimo fizinio pagrindo ir įrašymo (užfiksavimo) būdo (pvz.: filmas, garso įrašas, fotodokumentas);

5.27.   valstybės tarnautojas ar darbuotojas (toliau – darbuotojas) ­­–  Savivaldybėje pagal darbo sutartį dirbantis valstybės tarnautojas ar darbuotojas;

5.28.   įstaigos rengiami dokumentai, išskyrus teisės aktus ir jais tvirtinamus dokumentus, (toliau – įstaigos rengiami dokumentai) – Savivaldybės veiklos procese užfiksuota informacija, nepaisant jos pateikimo būdo, formos ir laikmenos, naudojami Savivaldybės viduje (raštai, pažymos, aktai, protokolai, išvados, tarnybiniai pavedimai, tarnybiniai pranešimai, planai, ataskaitos ir kt.);

5.29.   tipinė sutartis ­­–  direktoriaus įsakymu patvirtinta sutarties forma, naudojama  Savivaldybės administracijos funkcijoms vykdyti. 

5.30.   Duomenų apsaugos pareigūnas – Teisės skyriaus vyriausiasis specialistas, atsakingas už  Europos sąjungos Bendrojo duomenų apsaugos reglamento ir kitų Lietuvos Respublikos teisės aktų nuostatų, reglamentuojančių asmens duomenų apsaugą, įgyvendinimą.

 

II SKYRIUS

DOKUMENTŲ RENGIMO IR REGISTRAVIMO BENDRIEJI REIKALAVIMAI

       

6.   Dokumentų valdymo reikalavimų įgyvendinimą Savivaldybėje koordinuoja, metodines rekomendacijas dėl dokumentų valdymo teikia Savivaldybės administracijos Bendrųjų reikalų skyrius (toliau – Bendrųjų reikalų skyrius).

7.   Savivaldybės dokumentai turi būti rengiami, registruojami ir tvarkomi vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatymu, Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011  m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 patvirtintomis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis (toliau – Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės), Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 patvirtintomis Dokumentų rengimo taisyklėmis (toliau – Dokumentų rengimo taisyklės), Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2013 m. gruodžio 23 d. įsakymu patvirtintomis Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijomis ir kitais teisės aktais, nustatančiais dokumentų valdymą.  

8.   Dokumento struktūrą sudaro šie pagrindiniai elementai: tekstas arba vaizdas ir (ar) garsas, metaduomenys, autentiškumo ir vientisumo patvirtinimo duomenys.

9.   Dokumento struktūros elementai užfiksuojami atsižvelgiant į pasirinktą ar nustatytą dokumento formą:

9.1.   popieriniame dokumente visi dokumento struktūros elementai užfiksuojami dokumento turinyje;

9.2.   elektroniniame dokumente tekstas užfiksuojamas turinyje, o kiti dokumento struktūros elementai gali būti užfiksuojami turinyje arba naudojamos informacinės sistemos ar kitomis informacinių ryšių technologijų priemonėmis;

9.3.   vaizdo ir (ar) garso dokumente užfiksuojamas vaizdas ir (ar) garsas, kiti dokumento struktūros elementai gali būti užfiksuojami turinyje arba naudojamos informacinės sistemos ar kitomis informacinių ryšių technologijų priemonėmis;

9.4.       įrašuose dokumento struktūros elementai užfiksuojami naudojamos informacinės sistemos susijusiuose struktūriniuose laukuose.

10.    Dokumentų tekstai renkami pagal šiuos reikalavimus:

10.1.   naudojama Microsoft Word (Open Office, Exel) programa, 12 dydžio Times New Roman šriftas su lietuvišku raidynu;

10.2.   dokumento vertikalioje ar horizontalioje kraštinėje (atsižvelgiant į tai, kaip dokumentas bus segamas į bylą) paliekama 30 mm paraštė;

10.3.   spausdinama vienoje lapo pusėje, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Dokumento, spausdinamo keliuose lapuose, numeruojamas antrasis ir tolesni lapai. Lapai numeruojami viršutinės paraštės viduryje arabiškais skaitmenimis be taškų ir brūkšnelių arba nurodant lapo numerį ir bendrą dokumento lapų skaičių;

10.4.   kai spausdinamą dokumentą sudaro daugiau nei vienas lapas, struktūros elementai turi būti išdėstyti taip, kad į atskirą lapą nebūtų perkeliamas vien parašas ir po juo esantys kiti metaduomenys.

11.    Dokumentų projektų rengėjai yra asmeniškai atsakingi už parengtų ir teikiamų pasirašyti dokumentų projektų įforminimą (paraštes, reikalingus metaduomenis ir jų dėstymo tvarką), turinį ir derinimo, pasirašymo, registravimo procedūras.

12.    Savivaldybės dokumentų registrų kiekį nustato ir jų sąrašą tvirtina direktorius.

13.    Savivaldybės dokumentai rengiami, derinami ir registruojami „Avilyje“ atskirai pagal dokumentų registrus, rūšis ir saugojimo terminus, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Už dokumentų, registruojamų ne „Avilyje“, o kitose teisės aktų nustatytose ir Savivaldybėje naudojamose dokumentų informacinėse sistemose, registravimą atsakingi registratoriaus funkcijas atliekantys darbuotojai. 

14.    Užduotys, derinimo, supažindinimo ir pasirašymo procedūros, atliktos „Avilyje“, kuriame naudotojo prisijungimo duomenys (vartotojas ir slaptažodis) vienareikšmiškai identifikuoja konkretų darbuotoją, kurio duomenys, logiškai susieti su dokumentu, prilyginamos parašui ir turi šių procedūrų teisinę galią.

15.    Darbuotojai su „Avilyje“ jiems perduotais susipažinti  sprendimais, potvarkiais, įsakymais, personalo dokumentais privalo susipažinti ir „Avilyje“ tai pažymėti per 3 darbo dienas. Praėjus 3 darbo dienų laikotarpiui, laikoma, kad darbuotojas su dokumentu susipažino. Šis terminas pratęsiamas, jei darbuotojas neatvyksta į darbą dėl pateisinamų priežasčių ir pradedamas skaičiuoti nuo pirmos grįžimo į darbą dienos.

16.    Visi  trumpai saugomi (saugojimo terminas iki 10 metų) ir neperduodami kitiems fiziniams ar juridiniams asmenims Savivaldybėje parengti įstaigos rengiami dokumentai gali būti sudaromi ne pagal Lietuvos vyriausiojo  archyvaro patvirtintas ar su juo suderintas elektroninio dokumento specifikacijas ir pasirašomi „Avilyje“ nekvalifikuotu elektroniniu parašu.

17.    Dokumentai Savivaldybėje registruojami vieną kartą ir decentralizuotai. Gautus Tarybos, Tarybos narių, Savivaldybės vadovų, Savivaldybės administracijos, Savivaldybės administracijos vadovų ir jų pasirašytus siunčiamuosius dokumentus registruoja Bendrųjų reikalų skyrius.

18.    Savivaldybės vadovų, Savivaldybės administracijos vadovų, padalinių vadovų ir į padalinius neįeinančių valstybės tarnautojų pasirašyti dokumentai registruojami ne vėliau kaip kitą darbo dieną, gauti dokumentai – jų gavimo dieną darbo valandomis. Kol dokumentas neužregistruotas, jokios tolesnės procedūros negali būti atliekamos.

19.     Savivaldybės dokumentus, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos, teisės aktų nustatyta tvarka registruoja ir tvarko už įslaptintos informacijos administravimą paskirti darbuotojai.

 

III  SKYRIUS

 SAVIVALDYBĖS TEISĖS AKTŲ RENGIMAS, DERINIMAS IR REGISTRAVIMAS

 

Bendrosios nuostatos

       

20.    Savivaldybės teisės aktų projektai rengiami „Avilyje“ laikantis Aprašo II skyriuje nurodytų dokumentų rengimo bendrųjų reikalavimų.

21.    Savivaldybės teisės aktuose tiesioginio rengėjo metaduomenys nerašomi. 

22.    Tarybos sprendimų projektų rengimo medžiagą (toliau – sprendimo projekto rengimo medžiaga), Tarybos sprendimus, mero potvarkius, vadovaudamasis Dokumentacijos planu, pagal dokumentų rūšis ir saugojimo terminus atskiruose registruose registruoja Sekretoriatas.

23.    Direktoriaus įsakymus, vadovaudamasis Dokumentacijos planu, atskiruose registruose pagal dokumentų rūšis ir saugojimo terminus registruoja Bendrųjų reikalų skyrius.

24.    Popierinių variantų Tarybos sprendimų, mero potvarkių originalus ir visą jų rengimo medžiagą per einamuosius metus saugo Sekretoriatas, direktoriaus įsakymų originalus – Bendrųjų reikalų skyrius. Metams pasibaigus, atitinkamai suformuotos bylos perduodamos į Bendrųjų reikalų skyriaus archyvą.

 

        Tarybos sprendimų projektų rengimas, derinimas ir registravimas

 

25.    Iniciatyvos teisę rengti Tarybos sprendimų projektų rengimo medžiagą turi Tarybos komitetai ir komisijos,  Tarybos narių frakcijos ir grupės, Sekretoriatas, Tarybos nariai, Savivaldybės kontrolierius, Sekretoriatas,  direktorius.

26.    Tarybos komitetų ir komisijų posėdžiuose, Tarybos narių frakcijos ir grupės pasitarimuose, Sekretoriato, Tarybos narių, Savivaldybės kontrolieriaus, mero parengtų sprendimų projektų rengimo medžiagą įkelia į „Avilį“ ir kitą techninį darbą atlieka Sekretoriatas. Šių sprendimų projektų rengimo medžiaga derinama tokia tvarka: Savivaldybės teisininkas, Savivaldybės administracijos kalbos tvarkytojas. Kai sprendimui įgyvendinti reikalingos papildomos lėšos, sprendimo projekto rengimo medžiaga turi būti derinama su Savivaldybės biudžeto ir strateginio planavimo funkcijas vykdančio (-iais) Savivaldybės administracijos padalinio (-ių) vadovu (-ais). Jeigu darbuotojas nepritaria pateiktam teisės akto projektui, jis gali jį derinti (teigiamai ar neigiamai) su pastaba. Suderinta sprendimo projekto rengimo medžiaga „Avilyje“ perduodama Tarybos ir mero sekretoriui pasirašyti,  Sekretoriato darbuotojui registruoti.

27.     Direktoriaus parengtų sprendimų projektų rengimo medžiagos tiesioginis rengėjas yra projektą rengiantis atitinkamo padalinio darbuotojas.

28.     Sprendimo projekto rengimo medžiaga  turi būti sudėta tokia tvarka „Avilyje“:

28.1.    sprendimo projektas;

28.2.    sprendimu tvirtinamų teisės aktų (nuostatų, taisyklių, tvarkos aprašų ir pan.) projektas;

28.3.    aiškinamasis raštas, kuriame turi būti nurodyta:

28.3.1.       parengto sprendimo projekto tikslai ir uždaviniai;

28.3.2.       dabartinis sprendimo projekte aptariamų klausimų reguliavimas;

28.3.3.       numatomos naujos teisinio reglamentavimo nuostatos;

28.3.4.       priėmus sprendimą, galimos pasekmės (tiek teigiamos, tiek neigiamos);

28.3.5.       priėmus sprendimą, keičiami ar pripažįstami negaliojančiais teisės aktai;

28.3.6.       sprendimui įgyvendinti reikalingi priimti papildomi teisės aktai;

28.3.7.       kiek biudžeto lėšų pareikalaus ar leis sutaupyti sprendimo įgyvendinimas;

28.3.8.       poreikis sprendimo projektą įvertinti antikorupciniu požiūriu ir pagrindimas;

28.3.9.       sprendimo projekto rengėjas ar rengėjų grupė, sprendimo projekto iniciatoriai;

28.3.10.   numatomo teisinio reguliavimo poveikio vertinimo rezultatai (jei tokį vertinimą reikia atlikti);

28.3.11.   kiti, rengėjų nuomone, reikalingi pagrindimai ir paaiškinimai;

28.4.   antikorupcinio vertinimo pažyma (jei reikia atlikti antikorupcinį vertinimą);

28.5.   gavėjų sąrašas, kuriame tiesioginis rengėjas nurodo sprendimo pavadinimą, juridinius ar fizinius asmenis, kuriems reikia siųsti sprendimo nuorašą, arba kam „Avilyje“ reikia siųsti susipažinti;

28.6.   su sprendimo projekto rengimo medžiaga susiję dokumentai: kitų dokumentų arba jų išrašų kopijos, reikiami skaičiavimai, išlaidų sąmatos, Tarybos komitetų protokolų išrašai, padalinių, institucijų, įmonių, įstaigų, organizacijų, kuriuose buvo nagrinėtas projektas, atstovų pažymos, komisijų protokolai, pareiškimai, planai, schemos ar kiti dokumentai;

28.7.   kai rengiamas sprendimo ir juo patvirtintų nuostatų, taisyklių, tvarkos aprašų ir pan. dokumentų pakeitimo projektas, pateikiamas sprendimo pakeitimo projekto lyginamasis variantas (sprendimo projekto lyginamasis variantas nerengiamas, kai sprendimas ir juo tvirtinami teisės aktai dėstomi nauja redakcija ir kai siūloma juos pripažinti netekusiais galios), kuris rengiamas laikantis šių reikalavimų:

28.7.1.  projekto lyginamasis variantas įforminamas kaip ir projektas, tik specialiosios žymos vietoje dviejose eilutėse pastorintuoju šriftu rašomi žodžiai: Projekto lyginamasis variantas;

28.7.2.  jei keičiamas sprendimo tekstas (punktas, pastraipa, sakinys, žodis) arba pripažįstami negaliojančiais punktas ar pastraipa, jie projekto lyginamajame variante išbraukiami plona linija, o naujai įrašomas tekstas (punktas, pastraipa, sakinys, žodis) rašomas pastorintuoju šriftu;

28.7.3.  jei sprendimas dėstomas nauja redakcija, projekto lyginamasis variantas nerengiamas.

29.     Direktoriaus parengta sprendimo projekto rengimo medžiaga derinama tokia tvarka:

29.1.   padalinio vadovas, kuriam yra pavaldus tiesioginis rengėjas;

29.2.   Strateginės plėtros ir ekonomikos departamento direktorius, kai sprendimui įgyvendinti einamaisiais metais reikalingos lėšos;

29.3.   atitinkamą sritį kuruojantis departamento direktorius (kai klausimas susijęs su jo veiklos sritimi);

29.4.   susijusių sričių į departamentus neįeinantys padalinių vadovai (jei reikia);

29.5.   Savivaldybės administracijos teisininkas, kuris, derindamas teisės aktą, pastabose nurodo, ar reikia atlikti antikorupcinį vertinimą (jei jis neatliktas projekto rengėjo iniciatyva) ir ar sprendimas skelbtinas Teisės aktų registre (toliau – TAR);

29.6.   Savivaldybės administracijos kalbos tvarkytojas;

29.7.   Duomenų apsaugos pareigūnas dalyje, kuri susijusi su asmens duomenų tvarkymo reikalavimais (jei reikia) arba kai sprendimo projektas reglamentuoja duomenų apsaugos reikalavimų taikymo taisykles ir pan.

29.8.   atitinkamą sritį kuruojantis direktoriaus pavaduotojas.

30.    Sprendimų projektų rengimo medžiaga Savivaldybės administracijos teisininkui ir Savivaldybės administracijos kalbos tvarkytojui turi būti pateikta derinti ne vėliau nei likus 3 darbo dienoms, o projektai, kuriais tvirtinami teisės aktai (nuostatai, taisyklės, tvarkos aprašai, sutartys, programos ir kt.), ne vėliau nei likus 5 darbo dienoms iki paskutinės sprendimų projektų pateikimo Sekretoriatui dienos.

31.    Pirmą kartą pateikta derinti sprendimo projekto rengimo medžiaga perduodama lygiagrečiai visiems derintojams, nurodytiems Aprašo 29 punkto 15 papunkčiuose, kurie privalo suderinti ne ilgiau kaip per 3 darbo dienas. Jei pirmo lygiagretaus derinimo metu pastabų negauta, pakartotinai projekto derinti nereikia. Atsižvelgus į pateiktus sprendimo projekto pataisymus ir pastabas, paskutinį kartą sprendimo projekto rengimo medžiaga  pateikiama Aprašo 29 punkte nurodytiems darbuotojams  derinti nuosekliai.

32.    Jei sprendimo projekto rengimo medžiagą derinantys darbuotojai „Avilyje“ nurodo, kad derina projektą su pataisymais ar pastabomis, tiesioginis rengėjas pataisytą ar papildytą projektą Aprašo 29 punkte nurodytiems darbuotojams  siunčia derinti pakartotinai Aprašo 31 punkte nurodyta tvarka.

33.    Tiesioginis rengėjas, nesutinkantis su pataisymais ar pastabomis, privalo motyvuotai „Avilyje“ nurodyti, kodėl nesutinka  atsižvelgti į derinusių darbuotojų  pataisymus ar pastabas. Jei tiesioginis rengėjas ir derinantieji darbuotojai nesutaria dėl pastabų ir pataisymų, galutinį sprendimą dėl  sprendimo projekto rengimo medžiagos redakcijos priima direktorius.

34.    Sprendimo projekto rengimo medžiagą, suderintą Aprašo 29 punkte darbuotojų  tiesioginis rengėjas „Avilyje“ siunčia direktoriui ir Tarybos ir mero sekretoriui pasirašyti bei  Sekretoriato darbuotojui registruoti.

35.    Tiesioginis rengėjas privalo pateikti Sekretoriatui suderintą sprendimo projekto rengimo medžiagą (elektroninio dokumento versiją) Šiaulių miesto savivaldybės tarybos veiklos reglamente nustatytais terminais, t. y. ne vėliau kaip prieš 17 darbo dienų iki Tarybos posėdžio.

36.    Sprendimo projekto rengimo medžiaga, parengta nesilaikant Aprašo 35 punkte nurodyto termino, gali būti įtraukiama į darbotvarkę tik gavus mero leidimą, t. y. Sprendimo projekto rengimo medžiagą, suderintą Aprašo 29 punkte nurodytų darbuotojų, tiesioginis rengėjas „Avilyje“ siunčia merui suderinti ir tik po to direktoriui ir Tarybos ir mero sekretoriui pasirašyti bei Sekretoriato darbuotojui registruoti.

37.    Sprendimo projekto rengimo medžiagą Sekretoriato darbuotojas registruoja „Avilyje“, Šiaulių miesto savivaldybės tarybos sprendimų projektų registre, perduoda merui įrašyti užduotį dėl įtraukimo į darbotvarkę ir paskelbia Savivaldybės interneto svetainėje.

38.    Į Tarybos posėdžio darbotvarkės projektą įrašomi tik tie sprendimų projektai, kurie atitinka Šiaulių miesto savivaldybės tarybos veiklos reglamento ir Aprašo reikalavimus. Netinkamai įformintas sprendimo projektas grąžinamas tiesioginiam rengėjui.

39.    Jeigu Tarybos ar komitetų posėdžiuose svarstant sprendimo projektą pateikiama techninio, redakcinio pobūdžio pastabų ar pakeitimų, tai tiesioginis rengėjas, sprendimo projektą pristatydamas kitiems komitetams ir Tarybos posėdyje, informuoja apie gautas pastabas, papildymus ar pakeitimus.

40.    Tarybos posėdyje priimtus sprendimus Sekretoriato darbuotojas pateikia Tarybos posėdžio pirmininkui pasirašyti. Pasirašytus sprendimus Sekretoriato darbuotojas registruoja „Avilyje“ ir sprendimus, kuriuos skelbti TAR privaloma pagal teisės aktus, per 1 darbo dieną įkelia į TAR`ą Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatymo nustatyta tvarka. Sekretoriato darbuotojas ne vėliau kaip per 3 darbo dienas sprendimus išsiunčia pagal gavėjų sąrašą ir įkelia į Savivaldybės dokumentų paieškos sistemą.

 

Mero potvarkių, direktoriaus, direktoriaus pavaduotojo įsakymų rengimas, derinimas ir registravimas

 

41.    Mero potvarkius rengia Sekretoriatas, padalinių vadovai ir darbuotojai . Direktoriaus ir direktoriaus pavaduotojo (jeigu šiai pareigybei suteikiami vykdomosios institucijos įgaliojimai) įsakymus rengia padalinių vadovai ir darbuotojai.

42.     Potvarkio ar įsakymo projekto rengimo medžiaga turi būti sudėta „Avilyje“ tokia tvarka:

42.1.   potvarkio ar įsakymo  projektas (pagrindinis dokumentas);

42.2.   nuostatų, taisyklių, tvarkos aprašo ir kt. projektas (priedai).

43.     Potvarkio ar įsakymo rengimo dokumentai: planai, schemos, komisijų protokolai, prašymai ir pan., turi būti susieti su jau „Avilyje“ registruotais dokumentais arba įkelti kaip aiškinamieji raštai.

44.     Parengus potvarkio ar įsakymo  projektą, „Avilyje“ nurodomi derintojai, pasirašantys asmenys, registratorius ir darbuotojai, kuriems po registracijos privaloma susipažinti.

45.     Potvarkių ar įsakymų projektai derinami tokia eilės tvarka:

45.1.   padalinio vadovas, kuriam yra pavaldus tiesioginis rengėjas;

45.2.   Apskaitos skyriaus vedėjas – einamųjų metų lėšų panaudojimo, Savivaldybės administracijos ir Sekretoriato personalo klausimais;

45.3.   Strateginės plėtros ir ekonomikos departamento direktoriui – lėšų skyrimo (išskyrus personalo) klausimais;

45.4.   kitų padalinių vadovai ar į padalinius neįeinantys valstybės tarnautojai, su kuriais susijęs sprendžiamas klausimas;

45.5.   atitinkamą sritį kuruojantis departamento direktorius (kai klausimas susijęs su jo veiklos sritimi);

45.6.   Savivaldybės administracijos teisininkas (išskyrus projektus atostogų, mokymų, kvalifikacijos kėlimo ir papildomų poilsio dienų suteikimo klausimais), kuris, derindamas  teisės aktą, pastabose nurodo, ar potvarkis, įsakymas skelbtinas TAR`e;

45.7.   Bendrųjų reikalų skyriaus Personalo ir vidaus administravimo poskyrio teisininkas įsakymus, o Sekretoriato teisininkas potvarkius komandiruočių klausimais;

45.8.   mero pavaduotojas (potvarkius, kai klausimas susijęs su jo veiklos sritimi), direktoriaus pavaduotojas (įsakymus, kai klausimas susijęs su jo veiklos sritimi);

45.9.   Duomenų apsaugos pareigūnas dalyje, susijusioje su asmens duomenų apsaugos reikalavimų taikymu, arba kai projektas reglamentuoja asmens duomenų apsaugos reikalavimų taikymo taisykles ar pan.

45.10.         direktorius (potvarkius, kai juos rengia padalinių vadovai ir darbuotojai išskyrus Savivaldybės įstaigų vadovų personalo klausimais).

46.    Potvarkių ir įsakymų projektai derinami ne ilgiau kaip 3 darbo dienas. Potvarkiai ir įsakymai, kuriais tvirtinami nuostatai, taisyklės, tvarkos aprašai ir kt. dokumentai, derinami ne ilgiau kaip 5 darbo dienas.

47.    Pirmą kartą pateiktas potvarkio ar įsakymo projektas perduodamas derinti lygiagrečiai. Atsižvelgus į pateiktus potvarkio ar įsakymo projekto pataisymus ir pastabas, paskutinį kartą potvarkio ar įsakymo projektas perduodamas derinti nuosekliai. Jei pirmo lygiagretaus derinimo metu pastabų negauta, pakartotinai projekto derinti nereikia.

48.    Jeigu dėl pateikto potvarkio meras ar dėl pateikto įsakymo direktorius ar jo pavaduotojai turi pastabų, siūlo dokumentą papildyti ar pakeisti, tai jį taiso ir teikia derinti tiesioginis rengėjas Aprašo 45 punkte nustatyta tvarka.

49.    Direktoriaus, direktoriaus pavaduotojo (jeigu šiai pareigybei suteikiami vykdomosios institucijos įgaliojimai) pasirašytus įsakymus Bendrųjų reikalų skyrius, o mero pasirašytus potvarkius Sekretoriatas ne vėliau kaip kitą darbo dieną registruoja, „Avilyje“, jei riekia, patvirtina nuorašus ir pateikia rengėjams bei gavėjams, kuriems reikalingas potvarkio ar įsakymo nuorašas.

50.    Bendrųjų reikalų skyrius užregistruotus direktoriaus, direktoriaus pavaduotojo (jeigu šiai pareigybei suteikiami vykdomosios institucijos įgaliojimai) įsakymus, o Sekretoriatas užregistruotus  mero potvarkius, kuriuos skelbti TAR`e privaloma pagal teisės aktus, per 1 darbo dieną Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatymo nustatyta tvarka įkelia į TAR`ą ir į Savivaldybės dokumentų paieškos sistemą.

 

IV SKYRIUS

GAUTŲ DOKUMENTŲ PRIĖMIMO IR REGISTRAVIMO TVARKA

                     

51.    Registruojami visi Savivaldybės vardu gauti dokumentai. Neregistruojami finansiniai dokumentai (paraiškos, mokėjimo pavedimai, sąskaitos), sveikinimai, kvietimai, reklaminiai lankstinukai, skrajutės, komerciniai pasiūlymai, privataus pobūdžio laiškai. Prašymai ar skundai, kurie sudaryti taip, kad negalima suprasti  turinio ar  nustatyti siuntėjo  (pateikti anonimiškai), neregistruojami ir nenagrinėjami. Jei anoniminiame skunde keliama problema yra aktuali ar reikalauja faktų patikrinimo, sprendimą dėl anoniminio skundo registravimo priima direktorius.

52.    Aptarnavimo ir e. paslaugų poskyris atlieka pirminį gautų paštu ar pristatytų dokumentų, adresuotų Tarybai, Savivaldybės vadovams, Savivaldybės administracijos vadovams, Savivaldybės administracijai, tvarkymą ir patikrina, ar juose yra visi išvardyti dokumentai. Pastebėjus, kad trūksta priedų, apie tai pranešama siuntėjui. Kai Savivaldybės vardu gaunamas ne Savivaldybei adresuotas laiškas, jis neatplėštas persiunčiamas reikiamu adresu.

53.     Fiziniams asmenims, įtrauktiems į gyvenamąją vietą nedeklaravusių asmenų sąrašą prie Šiaulių miesto savivaldybės, adresuota korespondencija iš kurjerių nepriimama ir neregistruojama.

54.     Savivaldybės vadovams,  Savivaldybės administracijos vadovams, Tarybos komitetams, Tarybos nariams, Savivaldybės komisijoms, darbo grupėms, taryboms, įmonių valdymo organų nariams (išskyrus dokumentus personalo valdymo klausimais) adresuotus gautus dokumentus registruoja Aptarnavimo ir e. paslaugų poskyris.

55.    Kai techninėmis priemonėmis neįmanoma dokumento nuskaityti, gautas dokumentas yra labai didelės apimties arba įrištas ar įsegtas, į „Avilį gali būti įkeliamas tik pirmas dokumento lapas ir apie tai pažymima gauto dokumento pirmame lape arba gauto dokumento registracijos kortelėje „Avilyje“.

56.    Padaliniai ar darbuotojai tiesiogiai gavę iš kitų institucijų, įstaigų, įmonių, organizacijų dokumentus, adresuotus Šiaulių miesto savivaldybei (Tarybai, Savivaldybės vadovams, Savivaldybės administracijos vadovams, įmonių valdymo organų nariams), privalo juos ne vėliau kaip kitą darbo dieną perduoti Aptarnavimo ir e. paslaugų poskyriui užregistruoti.

57.    Elektroniniu būdu pateikti asmenų prašymai ar skundai registruojami ir nagrinėjami tokia tvarka:

57.1.   prašymai ar skundai, pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu arba pateikti elektroniniu būdu (per kitą viešai naudojamą pripažintą pareiškėjų identifikavimo sistemą), registruojami ir nagrinėjami taip pat kaip rašytiniai prašymai ar skundai. Atsakymai į šiuos prašymus ar skundus pateikiami tokiu būdu, kokiu prašymas ar skundas yra gautas,  arba kitu prašyme ar skunde nurodytu būdu;

57.2.   elektroniniu būdu gautų dokumentų kopijos, jei yra užtikrinta jų teksto apsauga ir galima identifikuoti siuntėjo parašą, registruojamos „Avilyje“, nuskaitomos ir nagrinėjamos bendrąja tvarka taip pat kaip rašytiniai dokumentai. Jei, užregistravus dokumento kopiją, vėliau atsiunčiamas dokumento originalas, jis registruojamas nurodant tą pačią datą, numerį ir įsegamas į bylą (antrą kartą „Avilyje“ neregistruojama);

57.3.   į elektroniniu būdu gautas elektronines užklausas, kurios sudarytos taip, kad galima suprasti užklausos turinį, ir kuriose nurodytas klausiančiojo vardas, pavardė, telefonas ar elektroninis paštas,  kuriuo prireikus būtų galima susisiekti, atsakoma elektroniniu paštu arba tokiu būdu, kokiu gauta elektroninė užklausa.

58.     Registruojamo kolektyvinio skundo, užklausos ar prašymo siuntėju yra laikomas tas asmuo, kuris pirmas nurodytas kolektyviniame skunde, užklausoje ar prašyme, jei dokumente nenurodyta kitaip.

 

Dokumentų užduočių rašymo ir vykdymo tvarka bei kontrolė

 

59.     Savivaldybės vadovai, Savivaldybės administracijos vadovai, padalinių vadovai ir į padalinius neįeinantys valstybės tarnautojai (užduočių kuratoriai) susipažįsta su gautais dokumentais ir, jei reikia, per 3 darbo dienas rašo užduotis: paskiria vykdytojus, nurodo užduočių vykdymo terminus ir nustato kontrolės tipą. Užduočių pakeitimus gali atlikti tik  užduotį įrašęs  asmuo.   

60.     Pagal kontrolės tipą užduotys skirstomos į nekontroliuojamas, paprastos kontrolės ir ypatingos kontrolės užduotis:

60.1.   nekontroliuojamos užduotys – tai užduotys susipažinti su dokumentais. Vykdytojui pažymėjus, kad užduotis įvykdyta, kuratoriui nereikia patvirtinti jos įvykdymo;

60.2.   paprastos kontrolės užduotys – tai užduotys, kurios vykdytoją įpareigoja per nustatytą terminą atlikti vadovo pavedimą. Užregistravus užduoties rezultatą, pažymima, kad užduotis įvykdyta. Kuratoriui reikia patvirtinti užduoties įvykdymą, kai patvirtinama pagrindinė užduotis ar užregistruojamas iš užduoties sukurtas atsakymas į pradinį registruotą dokumentą, o sistema pati, jei gali, pažymi, kad užduotis įvykdyta;

60.3.   ypatingos kontrolės užduotys – tai užduotys, kurias vykdant vadovas asmeniškai kontroliuoja, kaip vykdoma ši užduotis. Įvykdęs ypatingos kontrolės užduotį, vykdytojas  pranešimą apie užduoties įvykdymą kartu su parengtu atsakymu pateikia  kuratoriui, kad šis patvirtintų užduoties įvykdymą.

61.     Padalinių vadovai, kaip pagrindiniai vykdytojai, Savivaldybės administracijos vadovų užduočių pagrindu gali formuoti užduotis pavaldiems darbuotojams. Už užduoties įvykdymą yra atsakingi padalinių vadovai ar į padalinius neįeinantys valstybės tarnautojai.

62.     Jei dokumento užduotyje nurodomi keli vykdytojai, atsakingas už jį vykdytojas (jis užduotyje įrašomas pirmasis) privalo organizuoti užduoties vykdymą. Kiti vykdytojai yra taip pat atsakingi už užduoties įvykdymą nustatytu laiku ir atsakingojo vykdytojo reikalavimu informaciją sprendžiamu klausimu pagal savo kompetenciją raštu arba „Avilio“ užduoties rezultatuose pateikia likus ne mažiau kaip 5 darbo dienoms iki užduoties įvykdymo termino pabaigos. Jei užduoties įvykdymo terminas trumpesnis ir jei dokumente ar užduotyje nenurodyta kitaip, informacija turi būti pateikiama nedelsiant. Padalinys, rengiantis atsakymą, tarnybinės pagalbos pagrindu gali prašyti kitų struktūrinių padalinių, kuriems nepavesta vykdyti užduotį, kad jie pateiktų nuomonę ar informaciją pagal kompetenciją.

63.     Savivaldybės vadovų užduotis Sekretoriatas, o Savivaldybės administracijos vadovų užduotis Aptarnavimo ir e. paslaugų poskyris įkelia į „Avilį“: nustato užduoties tekste nurodytą, bet ne ilgesnį kaip teisės aktuose nustatyta, užduoties įvykdymo terminą (datą), užduoties autorių, vykdytoją (vykdytojus), tikslią užduotį (nekeisdami teksto), kitus užduočių duomenis. Kuratoriumi paskiriamas užduoties autorius, o užduoties vykdytoju – pirmas užduotyje nurodytas  darbuotojas.

64.         Savivaldybės administracijai, Savivaldybės administracijos direktoriui ir jo pavaduotojams adresuotus gautus dokumentus Aptarnavimo ir e. paslaugų poskyris paskirsto taip:

64.1.    direktoriui:

64.1.1. Lietuvos Respublikos Prezidento, Seimo, Vyriausybės, ministerijų ir kitų valstybinių institucijų, įmonių, įstaigų, organizacijų ir nevyriausybinių organizacijų  raštai, asmenų prašymai ir skundai, kuriuose keliami  politiniai, visuomeniniai klausimai;

64.1.2. visų instancijų teismų priimti sprendimai ir nutartys (išskyrus  santuokos nutraukimo, sveikatos, globos, rūpybos, neveiksnumo klausimais)

64.1.3. pakartotiniai prašymai ar skundai, kai asmenys, įmonės, įstaigos, organizacijos ir kt. nesutinka su Savivaldybės administracijos vadovų priimtu sprendimu dėl jų ankstesnio prašymo ar skundo, kai skundžiamasi Savivaldybės pareigūnų piktnaudžiavimu, rūpimo klausimo sprendimo vilkinimu;

64.1.4. prašymai skirti  finansavimą;

64.1.5. prašymai ir skundai pagal į departamentus neįeinančių padalinių ir į padalinius neįeinančių valstybės tarnautojų kuruojamas veiklos sritis;

64.2.   direktoriaus pavaduotojams – valstybinių institucijų, įmonių, įstaigų, organizacijų raštai, asmenų prašymai ir skundai pagal jų kuruojamas veiklos sritis. Direktoriaus pavaduotojai prireikus informuoja apie svarbių klausimų sprendimą direktorių ir (ar) Savivaldybės vadovus;

64.3.   departamentų vadovams:

64.3.1. raštai, asmenų prašymai, susiję su keliuose kuruojamuose padaliniuose teikiamomis administracinėmis paslaugomis;

64.3.2.  atsakomieji raštai.  Departamentų  vadovai  prireikus informuoja apie atsakomųjų raštų turinį Savivaldybės administracijos ir  (ar) Savivaldybės vadovus;

64.4. padalinių vadovams, į departamentus neįeinančių padalinių vadovams ir į padalinius neįeinantiems valstybės tarnautojams – raštai, asmenų prašymai,  susiję su padaliniuose teikiamomis administracinėmis paslaugomis, teismų procesiniai dokumentai,  techninio pobūdžio atsakomieji raštai.

65.     Savivaldybės komisijoms, darbo grupėms, taryboms adresuotus dokumentus (išskyrus dokumentus personalo valdymo klausimais) Aptarnavimo ir e. paslaugų poskyris perduoda  vykdyti komisijų, darbo grupių, tarybų pirmininkams. Už informacijos pateikimą Savivaldybės vadovams, Savivaldybės administracijos vadovams ar kitiems atsakingiems asmenims yra atsakingas komisijos, darbo grupės, tarybos pirmininkas.

66.     Užduoties vykdymo terminas ir termino pratęsimas nustatomas vadovaujantis Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu, kitais teisės aktais ir gali būti nurodomas dokumento tekste ar užduotyje. Pratęsti užduoties vykdymo terminą, kuris nurodytas užduotyje, „Avilyje“ gali tik šią užduotį paskyręs asmuo.

67.      Jeigu užduotį vykdyti nepriskirta padalinio ar į padalinius neįeinančių valstybės tarnautojų kompetencijai, vykdytojas privalo ne vėliau kaip kitą darbo dieną informuoti apie klaidingą paskyrimą užduotį paskyrusį ar rašiusį asmenį, kad būtų nurodytas kitas vykdytojas.

68.      Jei užduočiai vykdyti reikalingi gautų dokumentų originalai, užduoties vykdytojas kreipiasi į padalinio, kuriame saugomi reikalingi dokumentai, darbuotoją. Apie  dokumentų originalų perdavimą užduoties vykdytojui pažymima gauto dokumento pirmame lape arba gauto dokumento registracijos kortelėje „Avilyje“.

69.     Visi užduočių vykdytojai, atlikę jiems pavestą užduotį, privalo tai pažymėti „Avilyje.“ Kai užduotis įvykdoma pateikiant interesantui ar pareiškėjui informaciją žodžiu ar telefonu, vykdytojas tai užrašo „Avilio“ užduoties rezultatų langelyje „Užduoties rezultatai“.

 

V SKYRIUS

DOKUMENTŲ, GAUTŲ PER SAVIVALDYBĖS ELEKTRONINIŲ PASLAUGŲ VALDYMO SISTEMĄ, MIESTO PROBLEMŲ SISTEMĄ, OFICIALIAIS ELEKTRONINIAIS PAŠTO ADRESAIS IR PER E. PRISTATYMO SISTEMĄ, VALDYMO TVARKA

 

70.     Dokumentų per Savivaldybės elektroninių paslaugų valdymo sistemą valdymo tvarka:

70.1.   Savivaldybės teikiamos elektroninės paslaugos užsakomos per elektroninę paslaugų valdymo sistemą ;

70.2.   užsakytos elektroninės paslaugos „Avilyje“ automatiškai perduodamos paslaugos vadovui, kuris ne vėliau kaip per vieną darbo dieną perduoda gautą prašymą nagrinėti pagal kompetenciją;

70.3.   paslaugos asmenims teikiamos paslaugų specifikacijų nustatyta tvarka ir terminais;

70.4.   per elektroninių paslaugų valdymo sistemą pateikti prašymai ir gauto dokumento priedai vykdomi (derinami, perduodami nagrinėti, pasirašomi „Avilyje“) tik elektroniniu būdu;

70.5.   atskirais išimtiniais atvejais gali būti spausdinama dokumento registracijos kortelė;

70.6.   atsakymai į elektroniniu būdu užsakytas paslaugas rengiami Aprašo V skyriaus „Siunčiamųjų dokumentų registravimas ir išsiuntimas“ nustatyta tvarka.

71.     Oficialiais elektroniniais pašto adresais ir per e. pristatymo sistemą gautų dokumentų valdymo tvarka:

71.1.   per e. pristatymo sistemą gauti dokumentai yra automatiškai nuskaitomi ir perkeliami į „Avilį“. Darbuotojai, vykdantys dokumentų registratorių funkcijas, užregistravę automatiškai nuskaitytus gautus dokumentus ir, kai asmuo pageidauja, atsako, kad dokumentas gautas, užregistruotas;

71.2.   elektroniniu paštu ir per e. pristatymo sistemą gautas dokumentas perduodamas nagrinėti, rengiamas atsakymas ir pasirašomas „Avilyje“ tik elektroniniu būdu (nespausdinamas), jeigu kitaip nenustato Lietuvos Respublikos teisės aktai ar nepageidauja interesantai;

71.3.   darbuotojai, iš kitų institucijų, įstaigų, įmonių, organizacijų elektroniniu paštu gavę dokumentus, adresuotus Šiaulių miesto savivaldybei (Tarybai, Savivaldybės vadovams, Savivaldybės administracijos vadovams, įmonių valdymo organų nariams), privalo juos ne vėliau kaip kitą darbo dieną perduoti Aptarnavimo ir e. paslaugų poskyriui užregistruoti.

72.     Paslaugos „Tvarkau miestą“ valdymo tvarka:

72.1.   asmenys, pastebėję mieste netvarką ar susidūrę su problemomis, gali informacinėje sistemoje „Tvarkau miestą“ užregistruoti pranešimą (pagal pasirinktą klausimą), kuris „Avilyje“ registruojamas automatiniu būdu;

72.2.   problemos šalinimą organizuoja Miesto koordinavimo skyriaus specialistai;

72.3.   Miesto koordinavimo skyriaus specialistai, vadovaudamiesi procedūrų aprašu, išsprendžia problemą arba  nagrinėti pranešimą „Avilyje“ perduoda už problemos šalinimą atsakingam darbuotojui;

72.4.   už užregistruotų problemų įvykdymą (panaikinimą) atsakingas pagal problemos tipą paskirtas  darbuotojas;

72.5.   paslaugos  rezultatas (problemos pašalinimas, atlikti darbai, vykdomi darbai ir pan.) nurodomi „Avilio“ užduoties rezultatuose ne ilgiau kaip per 10 darbo dienų. Oficialus atsakymas (popierinis ar elektroninis dokumentas) nerengiamas.

73.     Apie galimus pažeidimus gyventojai gali anonimiškai informuoti pasitikėjimo telefonu, kurio numeris viešai skelbiamas Savivaldybės interneto svetainėje. Pasitikėjimo telefonu gautą informaciją registruoja Bendrųjų reikalų skyriaus specialistai. Pasitikėjimo telefonu gauti pranešimai fiksuojami elektroninėje laikmenoje. Jų pagrindu gali būti inicijuotas tarnybinis ar kitoks patikrinimas darbuotojo , savivaldybės biudžetinės ar viešosios įstaigos, įmonės, organizacijos vadovo atžvilgiu.

                    

VI SKYRIUS

 SIUNČIAMŲJŲ DOKUMENTŲ VALDYMO TVARKA

 

74.     Savivaldybės siunčiamieji dokumentai rengiami, derinami,  pasirašomi ir registruojami „Avilyje“.

75.     Siunčiamieji dokumentai registruojami po to, kai jie pasirašomi. Šalies viduje siunčiami dokumentai rengiami lietuvių kalba. Į užsienį siunčiamų dokumentų tekstas gali būti rengiamas pasirinkta užsienio kalba.

76.     Atsakymus į prašymus, skundus ar kitus dokumentus pasirašo Savivaldybės, Savivaldybės administracijos ar padalinio vadovai, į kuriuos pareiškėjai  kreipėsi.

77.     Kai dokumentą pasirašo ne Savivaldybės, Savivaldybės administracijos ar padalinio vadovas, o teisės aktų nustatyta tvarka kitas asmuo (pavaduojantis vadovą, atliekantis vadovo funkcijas ar kt.), tai nurodoma parašo žymoje (pvz.: Savivaldybės mero pavaduotojas, pavaduojantis merą; Švietimo skyriaus vyriausiasis specialistas, atliekantis skyriaus vedėjo funkcijas). Kai dokumentą pasirašo laikinai vadovo pareigas einantis asmuo (paskirtas į pareigas), jo pareigos nurodomos parašo žymoje (pvz.: L. e. Strateginio planavimo ir finansų skyriaus vedėjo pareigas).

78.      Parengus siunčiamojo dokumento projektą, „Avilyje“ nurodomi derintojai, pasirašantys asmenys ir registratorius.

79.     Jei siunčiamasis dokumentas yra atsakomasis, jis „Avilyje“ rengiamas kaip užduoties rezultatas.

80.     Kai siunčiamąjį dokumentą pasirašo Savivaldybės vadovai, šį dokumentą derina padalinio vadovas, kuriam yra pavaldus tiesioginis rengėjas, atitinkamą sritį kuruojantis departamento direktorius ir direktoriaus pavaduotojas ir (ar) direktorius. Dokumentai, susiję su kitų padalinių ar į padalinius neįeinančių valstybės tarnautojų funkcijomis, papildomai derinami tų padalinių vadovų ar į padalinius neįeinančių valstybės tarnautojų.

81.     Kai siunčiamąjį dokumentą pasirašo Savivaldybės vadovai ar Savivaldybės administracijos vadovai, rengėjas suderintą siunčiamąjį dokumentą (išskyrus elektroninius dokumentus)  su rengėjo nuoroda išspausdina ir pateikia Sekretoriatui ar Bendrųjų reikalų skyriui, kad perduotų Savivaldybės vadovams ar Savivaldybės administracijos vadovams pasirašyti, nurodydamas dokumento laikinąjį numerį.

82.     Savivaldybės vadovų, Savivaldybės administracijos vadovų pasirašytus dokumentus juridiniams ir fiziniams asmenims registruoja ir išsiunčia Bendrųjų reikalų skyrius.

83.     Padalinių ar į padalinius neįeinančių valstybės tarnautojų siunčiamus dokumentus registruoja padaliniai ar į padalinius neįeinantys valstybės tarnautojai pagal Dokumentacijos planą.

84.     Dokumentus, adresuotus Lietuvos Respublikos Prezidentui, Seimui, Vyriausybei, Seimo kontrolierių įstaigai, ministerijoms, kitoms valstybės institucijoms, prokuratūroms, gali pasirašyti tik  meras ir (ar)  direktorius.

85.     Pasirašomas vienas dokumento egzempliorius, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Siunčiamojo dokumento, adresuoto keliems įvardytiems gavėjams, pasirašomas kiekvienam gavėjui skirtas dokumento egzempliorius. Jei dokumentas siunčiamas pagal gavėjų sąrašą ar gavėjai nurodyti apibendrintai, gali būti pasirašomas įstaigoje liekantis egzempliorius, o gavėjams siunčiamos dokumento kopijos, nuorašai ar išrašai. Kai dokumentas siunčiamas pagal gavėjų sąrašą, šis sąrašas įforminamas atskirai. Sąrašo pavadinime nurodomas siunčiamojo dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento data ir registracijos numeris. Gavėjo vietoje rašoma „Pagal gavėjų sąrašą“. Gavėjų sąrašas (arba jo išrašas) gali būti siunčiamas kartu su siunčiamu dokumentu.

86.     Jei dokumentas siunčiamas pagal gavėjų sąrašą ar apibendrintai nurodytiems gavėjams, gali būti pasirašomas įstaigoje liekantis dokumento egzempliorius, o gavėjams siunčiamos patvirtintos jo kopijos ar nuorašai.

87.     Dokumentų nuorašai patvirtinami padalinio antspaudu ir segami į bylas pagal Dokumentacijos planą.

88.     Kitoms įstaigoms siunčiamų Savivaldybės teisės aktų ir jais patvirtintų dokumentų kopijos ar nuorašai siunčiami su lydimuoju raštu.

89.     Dokumento siuntimo būdas nurodomas „Avilio“ kortelėje.

90.     Elektroninių siunčiamųjų dokumentų nuorašus spausdina, patvirtina tikrumą ir išsiunčia gavėjams (jei reikia) dokumentų registratoriai.

91.     Visos iki 12 val. išsiųsti priimtos pašto siuntos išsiunčiamos tą pačią darbo dieną. Siuntos priimtos  po 12 val. išsiunčiamos kitą darbo dieną. Jei dėl nenumatytų aplinkybių siunta tą pačią dieną neišsiunčiama, apie tai surašomas aktas.

92.     Jei dokumento kopija bus siunčiama tik faksimiliniu ryšiu ar elektroniniu būdu, pasirašyti teikiamame dokumente šalia rengėjo nuorodos ar specialiosios žymos vietoje nurodoma, kad originalas nebus siunčiamas.

93.     Už siunčiamųjų dokumentų išsiuntimą elektroninėmis ryšio priemonėmis atsakingas dokumento registratorius.

 

VII SKYRIUS

ĮSTAIGOS RENGIAMŲ DOKUMENTŲ REGISTRAVIMO TVARKA

                     

94.     Įstaigos rengiami dokumentai registruojami atskiruose registruose pagal dokumentų rūšis:

94.1.   komisijų, darbo grupių, patvirtintų Savivaldybės vadovų teisės aktais, ir pasitarimų, kurių pirmininkai yra Savivaldybės vadovai, protokolus registruoja ir saugo Sekretoriatas pagal Dokumentacijos planą;

94.2.   komisijų, darbo grupių, patvirtintų Savivaldybės administracijos vadovų teisės aktais, ir pasitarimų, kurių pirmininkai yra Savivaldybės administracijos vadovai, protokolus registruoja ir saugo Bendrųjų reikalų skyrius pagal Dokumentacijos planą;

94.3.   viešųjų pirkimų komisijų dokumentai saugomi Teisės skyriaus Viešųjų pirkimų poskyryje;

94.4.   Įstaigos rengiami dokumentai gali būti registruojami atskiruose registruose pagal sudarytojus, temas, saugojimo terminus (nuolatinio ir laikino), kitą požymį ar jų derinį.

95.      Komisijų, darbo grupių posėdžių, pasitarimų ar  susirinkimų protokolus komisijų, darbo grupių posėdžių, pasitarimų ar susirinkimų sekretorius surašo ne vėliau kaip 3 darbo dienas, jei komisijų, darbo grupių posėdžių, pasitarimų ar  susirinkimų nuostatai nenustato kitaip.

96.     Tarnybiniai pranešimai, išvados, prašymai, sutikimai ir pan. rengiami laisva forma ir registruojami vieną kartą kaip įstaigos rengiami dokumentai pagal Dokumentacijos planą.

 

Posėdžių, pasitarimų, susirinkimų garso įrašų, kurie laikomi protokolu,  darymo, registravimo ir saugojimo tvarka

 

97.     Savivaldybės administracijos komisijų, darbo grupių posėdžių, pasitarimų ar  susirinkimų (toliau – posėdžių) pirmo posėdžio metu posėdžio dalyviai nusprendžia, ar bus daromas garso įrašas, kuris laikomas protokolu, išskyrus atvejus, kai sudaromos komisijos, darbo grupės, kurios yra nuolatinio pobūdžio ir yra iš anksto tvirtinami jų veiklos nuostatai, kuriuose vadovaujantis Administracijos direktoriaus 2017 m. gegužės 8 d. įsakymu Nr. A-664 patvirtintomis Asmens duomenų tvarkymo Šiaulių miesto savivaldybės administracijoje taisyklėmis (su tolimesniais pakeitimais) numatomi garso įrašų darymo ir tvarkymo Administracijoje tikslai, garso įrašų saugojimo terminai bei garso įrašų darymo ir saugojimo tvarka (tokiu atveju patalpoje, kur vyksta komisijos ar darbo grupės posėdis, ant durų pakabinamas informacinis pranešimas, kad posėdžio metu bus daromas garso įrašas).

98.     Garso įrašas yra nenutrūkstamas, išskyrus atvejus, kai posėdžiai vyksta su pertraukomis.

99.     Posėdžio pradžioje posėdžio pirmininkas informuoja dalyvius, kad posėdžio metu bus daromas garso įrašas, kuris bus laikomas posėdžio protokolu.

100. Posėdžio dalyviai, nesutinkantys, kad bus daromas garso įrašas, privalo posėdžio pradžioje informuoti posėdžio dalyvius ir nedelsiant pasišalinti iš posėdžio.

101.  Garso įrašą daro posėdžio sekretorius specialiai šiam tikslui skirtu įrenginiu.

102.  Posėdžio sekretorius:

102.1.         užtikrina, kad posėdžio vietoje būtų techniškai tvarkingas garso įrašymo įrenginys;

102.2.         pastebėjęs galimą garso įrašymo įrenginio gedimą, apie tai nedelsdamas informuoja asmenį, atsakingą už techninės įrangos priežiūrą, ir posėdžio pirmininką;

102.3.          jei darant garso įrašą dėl techninių priežasčių nepavyksta tinkamai užfiksuoti posėdžio  ar jo dalies, apie tai pažymi informacinėje pažymoje, kuriai mutatis mutantis taikomi Aprašo 106 punkte nurodyti reikalavimai;

102.4.          prasidėjus posėdžiui, įjungia garso įrašymo įrenginį,  prižiūri jo darbą, o vadovaujančiam asmeniui paskelbus posėdžio pabaigą, įrenginį išjungia;

102.5.          posėdžio pertraukos metu garso įrašymo įrenginį sustabdo;

102.6.          pasibaigus posėdžiui, ne vėliau kaip kitą darbo dieną garso įrašą įkelia:

102.6.1.       į vienkartinio įrašymo kompaktinę plokštelę;

102.6.2.       į garso įrašų saugyklą;

102.7.          perkėlęs garso įrašą į vienkartinio įrašymo kompaktinę plokštelę, tam pritaikytu nenusitrinančiu žymekliu ant žymėti skirtos kompaktinės plokštelės pusės užrašo perkeltų garso įrašų sutartinį pavadinimą: posėdžio / pasitarimo / susirinkimo data (metai,_mėnuo,_diena,_garso bylos plėtinys).

103.  Jei tą pačią dieną vyksta keli tos pačios komisijos, darbo grupės posėdžiai (daryta pertrauka, atidėtas sprendimo priėmimas ar pan.), garso įrašo sutartinio pavadinimo gale parašoma didžioji iš eilės einanti lotyniška abėcėlės raidė.

104.  Posėdžio sekretorius yra atsakingas už garso įrašų kokybę, todėl privalo užtikrinti:

104.1.     garso įrašų autentiškumą, patikimumą, vientisumą ir tinkamumą naudoti visą jų saugojimo laiką;

104.2.    apsaugą nuo bet kokio pakeitimo ar sunaikinimo.

105.   Pasibaigus posėdžiui, ne vėliau kaip kitą darbo dieną posėdžio sekretorius surašo informacinę pažymą, kurioje nurodo Savivaldybės administracijos komisijos, darbo grupės, skyriaus, pavadinimą, posėdžio datą, vietą, posėdžio pradžios ir pabaigos laiką, dalyvaujančius asmenis, įvykius posėdyje, jų pradžios laiką, kitą aktualią informaciją (informacinės pažymos forma pateikiama Aprašo priede) ir kartu su vienkartinio įrašymo kompaktine plokštele perduoda už protokolų registravimą ir saugojimą atsakingam darbuotojui pagal Dokumentacijos planą.

106.   Už protokolų registravimą ir saugojimą atsakingas darbuotojas:

106.1.     užregistruoja posėdžio informacinę pažymą Protokolų registre, vadovaudamasis Dokumentacijos planu;

106.2.     tam pritaikytu nenusitrinančiu žymekliu ant žymėti skirtos kompaktinės plokštelės pusės užrašo posėdžio protokolui suteiktą numerį;

106.3.    informacinę pažymą  kartu su vienkartinio įrašymo kompaktine plokštele įsega į bylą.

106.4.     Už protokolų registravimą ir saugojimą atsakingas darbuotojas, pastebėjęs, kad garso įrašas įrašytas netinkamai, nedelsdamas informuoja posėdžio sekretorių, informacinės pažymos neregistruoja, o kartu su vienkartinio įrašymo kompaktine plokštele grąžina posėdžio sekretoriui.

107.  Vienkartinio įrašymo kompaktinė plokštelė su garso įrašu saugoma prie bylos visą jos saugojimo laiką.

 

Sutarčių ir susitarimų rengimo, derinimo,  pasirašymo ir registravimo tvarka

 

108.  Savivaldybės susitarimai ir sutartys (toliau – sutartys) rengiamos, derinamos, registruojamos  „Avilyje“.

109.  Sutartys sudaromos lietuvių kalba. Sutartys su užsienio institucijomis, kitais užsienio juridiniais asmenimis ar tarptautinėmis organizacijomis sudaromos lietuvių kalba ir kita abiem sutarties šalims priimtina kalba.

110.  Taisymai ir braukymai sutartyse neleidžiami.

111.  Parengus sutartį, „Avilyje“ nurodomi derintojai,  pasirašantys asmenys, registratorius, kuratorius (atsakingas asmuo), darbuotojai, kuriems po registracijos privaloma susipažinti.

112.  Savivaldybės administracijos inicijuotos  ar  popierinio  varianto sutarties paskutiniame lape turi būti nurodytas sutarties kuratorius – už sutarties tinkamą vykdymą atsakingas asmuo.

113.  Netipinių (neturinčių patvirtintos formos) sutarčių projektai derinami ne ilgiau kaip 3 darbo dienas tokia eilės tvarka:

113.1.    padalinio vadovas, kuriam pavaldus sutarties rengėjas;

113.2.    kitų padalinių vadovai ar į padalinius neįeinantys valstybės tarnautojai, kai sutarties dalykas yra susijęs su jų veiklos sritimi;

113.3.    atitinkamą sritį kuruojantis departamento direktorius (kai klausimas susijęs su jo veiklos sritimi);

113.4.    Savivaldybės administracijos teisininkas;

113.5.    Duomenų apsaugos pareigūnas dalyje dėl asmens duomenų apsaugos reikalavimų arba sutartis, reglamentuojančias asmens duomenų apsaugą.

114.  Visų tipinių Savivaldybės ar Savivaldybės administracijos patvirtintas formas turinčių sutarčių projektus derina tik padalinio vadovas, kuriam pavaldus sutarties rengėjas.

115.  Savivaldybės administracijos teisininkas derina visų tipinių sutarčių pakeitimų, papildymų ir kt. susitarimų projektus.

116.  Viešųjų pirkimų, atliktų naudojantis VšĮ Centrinės pirkimo organizacijos, atliekančios centrinės perkančiosios organizacijos funkcijas, elektroniniu katalogu, sutarčių projektai su Savivaldybės administracijos teisininku nederinami.   

117.  Sutarties rengėjas suderintą popierinio sutarties varianto projektą išspausdina ir pateikia Sekretoriatui ar Bendrųjų reikalų skyriui, kad perduotų merui ar direktoriui pasirašyti.

118.  Merui ar direktoriui pasirašyti teikiami tik tie sutarties projektai, kurie atitinka Aprašo reikalavimus, o netinkamai parengti grąžinami sutarties rengėjui.

119.  Jeigu dėl pateikto sutarties projekto meras ar direktorius turi pastabų, siūlo projektą papildyti ar pakeisti, tai sutarties rengėjas sutarties projektą taiso ir teikia derinti Aprašo 113 punkte nustatyta tvarka.

120.  Sunumeruotus ir kniedikliu susegtus  popierinių sutarčių variantus įgalioti asmenys (šalių atstovai) pasirašo paskutiniame lape ir patvirtina antspaudu. Jei reikia, taip pat pasirašomi sutarties priedai.

121.  Jeigu popierinės sutarties variantas nėra susegtas kniedikliu, įgalioti asmenys (šalių atstovai) kiekvieno sutarties lapo apatinėje paraštėje privalo pasirašyti, o paskutiniame lape pasirašyti ir sutartį patvirtinti antspaudu.

122.   Nustatyta tvarka pasirašytas sutartis (su priedais ir kitais sutarties dokumentais, kurie yra neatskiriama sutarties dalis) Bendrųjų reikalų skyrius „Avilyje“ registruoja ne vėliau kaip kitą darbo dieną.

123.  Elektroniniu parašu pasirašytas užregistruotas sutartis Bendrųjų reikalų skyrius ne vėliau kaip kitą darbo dieną išsiunčia kitoms sutarties šalims „Avilio“ kortelės pastabose sutarties rengėjo nurodytu elektroniniu paštu.

124.   Bendrųjų reikalų skyrius sutartis saugo vienerius metus. Pasibaigus kalendoriniams metams, sutvarkytos sutarčių bylos teisės aktų nustatyta tvarka perduodamos į Bendrųjų reikalų skyriaus archyvą.

125.  Už sutarties teisėtumą pagal savo kompetenciją atsako jas parengę, derinę ir pasirašę asmenys. Už sutarčių vykdymą atsako sutarties kuratorius ir(ar) kitas padalinio  darbuotojas, kurį kontroliuoti sutarties vykdymą įpareigoja sutartį pasirašęs asmuo. Už sutarčių finansinės dalies vykdymą atsako pagal savo kompetenciją atitinkamus mokėjimus vykdantis Savivaldybės administracijos struktūrinis padalinys, tai yra Savivaldybės administracijos Strateginės plėtros ir ekonomikos departamento Strateginio planavimo ir finansų skyrius arba Apskaitos skyrius, ir sutarties kuratorius. Už sutarties nevykdymą darbuotojai atsako teisės aktų nustatyta tvarka.

 

VIII SKYRIUS

BYLŲ TVARKYMAS,  APSKAITA, SAUGOJIMAS

                                           

126.  Visų Savivaldybės veiklos sričių dokumentų tvarkymui, valdymui ir bylų sudarymui užtikrinti turi būti parengtas ateinančiais metais numatomų sudaryti bylų planas – Dokumentacijos planas, kuris padeda tinkamai paskirstyti dokumentus į bylas, palengvina jų paiešką, užtikrina vienodą bylų sudarymo tvarką ir apskaitą. Dokumentacijos planą rengia Bendrųjų reikalų skyriaus darbuotojas, atsakingas už  Dokumentacijos  plano sudarymą.

127.  Dokumentacijos planas parengiamas kasmet. Į Dokumentacijos planą įrašomos visos bylos, kurias planuojama kitais kalendoriniais metais sudaryti ar tęsti.

128.  Kiekvienos Dokumentacijos plane įrašytos bylos saugojimo terminai nurodomi vadovaujantis įstatymais, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100, kitais teisės aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus.

129.  Padaliniai kasmet parengia ateinančiais metais numatomų sudaryti bylų sąrašus, reikalingus Dokumentacijos planui parengti, ir iki lapkričio 1 d. pateikia  Bendrųjų reikalų skyriui.

130.  Dokumentacijos plane bylos surašomos pagal Savivaldybės funkcijas ir veiklos sritis.

131.  Dokumentai per kalendorinius metus į Dokumentacijos plane numatytas bylas segami laikantis  Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nurodytų reikalavimų.

132.  Kad dokumentai būtų išsaugomi, prieinami reikiamą laiką ir būtų užtikrinta jų paieška, kiekviename padalinyje turi būti sudaryta užbaigtų bylų apskaitos sistema: nustatyti apskaitos dokumentai, jų sudarymo tvarka, direktoriaus įsakymu paskirti atsakingi darbuotojai. Nuolatines ir ilgo saugojimo bylas iki perdavimo į Bendrųjų reikalų skyriaus archyvą saugo ir už jų apskaitą atsako padalinio vadovas ir paskirti atsakingi darbuotojai.

133.  Sutvarkytos ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos į apyrašus įrašomos ir laikino saugojimo bylų sąrašai sudaromi per dvejus metus nuo bylų užbaigimo. Laikino saugojimo bylos gali būti saugomos jų sudarymo vietose, kol pasibaigs joms nustatytas saugojimo terminas, o po to nustatyta tvarka naikinamos.

134.  Bylų apskaita tvarkoma Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nustatyta tvarka.

135.  Bylų apyrašų sąrašą tvirtina direktorius arba jo įgaliotas asmuo.

136.  Į bylų apyrašus įrašomos kalendoriniais metais užbaigtos sutvarkytos ir patikrintos ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos. Savivaldybės bylų apyrašus tvirtina direktorius arba jo įgaliotas asmuo.

137.  Į apyrašus įrašytos ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos turi būti saugomos Bendrųjų reikalų skyriaus archyve, atitinkančiame Dokumentų saugojimo taisyklių reikalavimus, patvirtintus Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. V-157. Laikino saugojimo bylos gali būti saugomos jų sudarymo vietose, kol pasibaigs joms nustatytas saugojimo terminas.

 

IX SKYRIUS

SAUGIŲJŲ DOKUMENTŲ BLANKŲ APSKAITA, SAUGOJIMAS IR NAIKINIMAS

 

138.  Už saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų apskaitą, saugojimą ir naudojimą  padaliniuose direktoriaus įsakymu skiriami atsakingi darbuotojai arba šios funkcijos įrašomos į darbuotojų pareigybės aprašymus (toliau – atsakingas darbuotojas).

139.  Atsakingas darbuotojas, priėmęs blankus, dokumentus, įrodančius blankų priėmimo faktą,  perduoda padaliniui,  atsakingam už blankų pajamavimą,  blankams užpajamuoti.

140.  Saugiųjų dokumentų blankai, remiantis išdavusių institucijų išlaidų orderiais, įrašomi į saugiųjų dokumentų blankų žurnalą, kuriame nurodomi duomenys apie gautus, išduotus, sugadintus, dingusius ir sunaikintus blankus.

141.  Saugieji dokumentai įrašomi į saugiųjų dokumentų apskaitos žurnalą, kuriame nurodomi  duomenys apie  išduotus, sugadintus, dingusius ir sunaikintus dokumentus.

142.  Saugiųjų dokumentų blankai saugomi seife arba metalinėje nedegamoje užrakinamoje spintoje, kuri ne darbo metu užantspauduojama.

143.  Saugieji dokumentai registruojami pagal Dokumentacijos planą ir saugomi padaliniuose.

144.  Išduoti saugiųjų dokumentų blankai nurašomi. Saugiųjų dokumentų blankams nurašyti  sudaroma komisija, kuri surašo išduotų saugiųjų dokumentų blankų nurašymo aktą.

145.  Užpildytame saugiajame dokumente ar saugiojo dokumento blanke neturi būti taisymų ir braukymų. Jeigu pildant dokumentą padaroma klaida, pildomas kitas blankas. Sugadinto blanko viršutinėje paraštėje užrašomas žodis „Sugadintas“.

146.  Išduodant užpildytą saugiojo dokumento ar saugiųjų dokumentų blanko dublikatą, specialiosios žymos vietoje  užrašomas žodis ,,Dublikatas“.

147.  Dingus saugiųjų dokumentų blankams, atsakingas darbuotojas ne vėliau kaip kitą darbo dieną nuo informacijos gavimo:

147.1.    surašo aktą apie blankų dingimą, nurodydamas dingusių blankų serijas ir numerius, dingimo priežastis ir aplinkybes;

147.2.     padaro atitinkamą įrašą saugiųjų dokumentų blankų apskaitos žurnale;

147.3.    informuoja savo padalinio vadovą, kuris apie blankų dingimą nedelsdamas praneša direktoriui.

148.  Direktorius dingusius blankus, prie kurių pridedami blankų dingimo aktai, pripažįsta negaliojančiais. Pripažintų negaliojančiais blankų  datos ir numeriai skelbiami Savivaldybės interneto svetainėje.

149.  Saugiųjų dokumentų blankų inventorizacija atliekama kartą per metus. Inventorizaciją atlieka sudaryta komisija. Inventorizacijai įforminti naudojami inventorizavimo aprašai – sutikrinimo žiniaraščiai. Juose nurodomas esamų (neišrašytų) saugiųjų dokumentų blankų skaičius, nurodomi numeriai.

150.  Pasibaigus kalendoriniams metams, atsakingas darbuotojas organizuoja sugadintų, grąžintų, išrašytų ir dėl kokių nors priežasčių neišduotų blankų naikinimą.

151.  Sugadinti,  netinkami naudoti, grąžinti, išrašyti ir dėl kokių nors priežasčių neišduoti blankai naikinami surašius dokumentų naikinimo aktą. Aktas tvirtinamas  direktoriaus arba jo įgalioto asmens parašu. Blankai sunaikinami taip, kad nebūtų įmanoma atkurti ir atpažinti juose esančios informacijos ar jos dalies turinio.

152.  Atleidžiamas iš pareigų arba perkeliamas į kitas pareigas ar dėl kitų priežasčių negalintis atlikti savo pareigų atsakingas darbuotojas išrašytus saugiuosius dokumentus,  nepanaudotus saugiųjų dokumentų blankus, jų apskaitos žurnalus ir kitus su saugiaisiais dokumentais susijusius dokumentus perduoda kitam paskirtam darbuotojui surašius perdavimo–priėmimo aktą.

153.  Visi dokumentai, susiję su saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų blankų apskaita, saugojimu, naudojimu ir naikinimu, saugomi vadovaujantis Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100, ir  kitais teisės aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus.

 

X SKYRIUS

BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

 

154.  Aprašo įgyvendinimo kontrolę vykdo direktorius.

155.  Apie dokumentų valdymo reikalavimų pažeidimus Bendrųjų reikalų skyrius informuoja direktorių ir pažeidimą padariusio padalinio vadovą.

156.  Padalinio vadovas ar į padalinį neįeinantis valstybės tarnautojas yra tiesiogiai atsakingas už jam ar jo skyriaus darbuotojams pavestų užduočių atlikimą laiku.

157.  Darbuotojai privalo įgyvendinti Aprašo nuostatas, o pažeidę jas, atsako teisės aktų nustatyta tvarka.

158.  Aprašo pakeitimai ar papildymai tvirtinami direktoriaus įsakymu.

159.  Tai, kas nereglamentuota Apraše, sprendžiama taip, kaip numatyta kituose Lietuvos Respublikos teisės aktuose.

 

________________________________

Į pradžią